ENNa podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000). informujemy, iż:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Narodowy Instytut Dziedzictwa (NID)
z siedzibą w Warszawie, ul. M. Kopernika 36/40,
2. Inspektorem ochrony danych jest Pan Dominik Krasowski kontakt iod@nid.pl,
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach i podstawach prawnych:
| Okoliczności przetwarzania danych osobowych przez NID | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Uzasadniony cel przetwarzania danych osobowych | |
| Zawarcie i wykonanie umów cywilnoprawnych | Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c) i e) RODO Administrator przetwarza dane osobowe przez czas trwania umowy, do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania w przypadkach nakazanych prawem lub też dalsze przetwarzanie tych danych będzie konieczne dla realizacji zadania realizowanego w interesie publicznym | Przetwarzanie danych osobowych przez NID jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy W przypadku umów, w których NID występuje jako zamawiający w wyniku udzielonego zamówienia publicznego, przetwarzanie danych następuje także w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na NID oraz w celu realizacji zadań realizowanych w interesie publicznym (w szczególności w zakresie wykonywanych przez NID zadań. | |
| Prowadzenie serwisu internetowego | Art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i e) RODO Dane osobowe będą przetwarzane z uwzględnieniem wymogów Google Ireland Limited, najpóźniej do180 dni od wycofania zgody przez użytkownika | NID przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego (dane zawarte w plikach cookies) w celach statystycznych, marketingowych, dostosowania zawartości stron do preferencji użytkownika. Przetwarzanie danych następuje także w celu realizacji usługi (newsletter). | |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | Art. 6 ust. 1 lit. f) i c) RODODo momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, a w przypadku wszczęcia postępowań na drodze sądowej w celu dochodzenia roszczeń -do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. W przypadku zamówień publicznych z reguły 4 lata (szczegóły poniżej) | Administrator może przetwarzać dane pracowników/współpracowników klientów lub kontrahentów, a także podmiotów biorących udział w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, które mogą powstać w związku z realizacją umów lub prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego | |
| Zamówienia publiczne | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO Dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy | Przetwarzanie danych osobowych następuje w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, które jest jawne (art. 8 PZP) i stanowi realizację obowiązku wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny (art. 44 ust. 3 u.f.p.) | |
| Przechowywanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej (kat. A i B) | Przechowywanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. f) i c) RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń | Przetwarzanie danych następuje w celach archiwalnych wobec prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia i przechowania danych osobowych, na wypadek prawnej potrzeby potwierdzenia faktów, a także stanowi realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowego i rachunkowego |
| Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i płacowej | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca winien przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 (od ustania stosunku pracy dla umów zawartych w 2019 roku) lub 50 lat (od ustania stosunku pracy dla umów zawartych do 2018 r. włącznie). Akta osobowe – kat. BE50 – po upływie okresu przechowywania powinny być poddane ekspertyzie pod kątem przekwalifikowania na kat. A. Dokumentacja płacowa jest przechowywana przez 50 lat od ustania stosunku pracy | Obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych i płacowych wynika z przepisów prawa, w szczególności z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych | |
| Monitoring | Art. 9 ust. 2 lit. a) i b) RODO Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu | Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora następuje w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i gości, ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji i następuje na podstawie wyrażonej zgody. W przypadku pracowników przetwarzanie danych osobowych wynika również z przepisu prawa (art. 222 KP) | |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a), c) i f) RODO Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy na podstawie art. 22(1) KP. Przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż określony w/w przepisie następuje na podstawie zgody kandydata w uzasadnionym celu NID, jakim jest umożliwienie kontaktu z kandydatem i udział w przyszłych rekrutacjach. | |
4. W związku z prowadzoną działalnością NID będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie,
w szczególności: podmiotom świadczącym usługi informatyczne, jak również dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, w tym Microsoft, bankom, podmiotom świadczącym pomoc prawną, usługi informatyczne, audytorskie, kurierskie i pocztowe. Podstawę przetwarzania stanowić będą umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zapewniające bezpieczeństwo tych danych. Powierzenie danych innym podmiotom następuje tylko i wyłącznie w zakresie
i celu opisanym w niniejszej Polityce.
5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich,
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie udzielonej zgody, lub do czasu ustania podstawy prawnej,
7. posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
8. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
9. podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne,
10. Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.